Договора проката
Журнал учета договоров проката предназначен для оформления и хранения договоров проката автомобилей. Этот журнал является основным в этой программе.
Посмотрите обучающий видео-ролик по созданию Договора проката:
Окно "Договора проката" открывается через пункты главного меню программы "Данные" - "Договора проката" или нажатием на одноименную кнопу в Панели инструментов программы.
Окно "Договора проката". Щелкните для увеличения.
Договора в журнале можно упорядочить и искать по Датам, по Клиенту, по Автомобилю, по Номерам, по Объекту, по Организации и по Виду договора, путем выбора соответствующего способа сортировки (вкладки) в верхней части окна. Список видимых в окне договоров можно ограничить путем указания периода времени - "Период с... по...", а также при помощи Фильтра. Для выбора фильтра в верхней части окна имеется поле с названием фильтра и кнопка Выбрать фильтр. Те же самые фильтры применяются в отчетах по договорам для расширения их функций.
Розовый цвет фона в колонке "Дата возврата" сигнализирует о том что возврат просрочен. То есть текущая дата больше даты возврата а автомобиль все еще не возвращен.
В верхней части окна расположены кнопки, при помощи которых выполняются основные операции в Журнале:
- Добавить новый договор - <Insert>
- Изменить или открыть имеющийся договор - <Enter>
- Удалить договор - <Delete>
- Поиск договоров по содержимому любой колонки таблицы - <Ctrl+F>, продолжить поиск -<F3>
- Перевывести данные в таблице (обновить)
- Отправить SMS-сообщение на телефон клиента
- Открыть в Excel. Список договоров в том виде, как они сейчас видны в таблице: с учетом сортировки и фильтров.
- Отчеты по договорам
- Вызов меню "Печатать документы"
- Вызов страницы помощи по этому окну - <F1>
Добавление и изменение договоров делается при помощи окна "Договор проката":
Это окно состоит из пяти вкладок: "Договор", "Услуги", "Расчет", "Замечания" и "Счета, Акты".
Окно "Договор проката". Щелкните для увеличения.
Многие "лишние" поля в этом окне можно отключить в настройках программы. Здесь описан наиболее полный набор полей.
- Договор № - Номер договора, который будет печататься в документах. Этот номер можно корректировать вручную. Автоматически формируется программой как порядковый номер внутри года.
- Учетный № - Уникальный учетный номер договора. Заполняется автоматически на единицу больше номера последнего договора.
- Фирма - Выбор фирмы (филиала) для данного договора
- Клиент - Выбор клиента из Справочника клиентов программы. Нового клиента перед созданием Договора нужно предварительно внести в Справочник клиентов. Либо можно добавить нового клиента после нажатия на кнопку [Новый клиент] (
), расположенную справа от поля "Клиент".
Если клиент уже есть в справочнике "Клиенты" программы, то выбрать его можно не выходя из окна договора если начать набирать в поле ввода "Клиент" первые буквы его фамилии. - Представ. 1, Представ. 2 - Выбор из Справочника клиентов представителей клиента, для которых будут печататься доверенности.
- Вид договора - Выбирается из Справочника виды договоров. От вида договора зависит вид и состав печатаемых документов.
- Состояние - Выбор состояния договора из одного из вариантов: "Заявка", "Резервирование", "Договор", "Закрыт", "Отменен".
- Заявка - Предварительная заявка с сайта или из чат-бота,
- Резервирование - Подтвержденная заявка, автомобиль зарезервирован,
- Договор - Автомобиль выдан клиенту, договор подписан,
- Закрыт - Автомобиль возвращен, договор закрыт,
- Отменен - Договор отменен. - Начало - Дата и время начала действия договора
- Автомобиль выдан - Признак того что автомобиль выдан. Может устанавливаться также в окне План на день. При включении этого признака "Состояние" автоматически переключается в положение "Договор".
- Возврат - Дата и время возврата автомобиля
- Возвращено - Этот признак включается когда "Состояние" переключается в положение "Закрыт".
- Дней - Число дней, на которое оформляется договор. Рядом с этим полем имеются две кнопки, при помощи которых удобно изменять количество дней. При изменении количества дней автоматически изменяется дата возврата.
- Часов - Количество дополнительных часов (превышение к целым суткам). Эти часы могут изменять стоимость аренды, если в Тарифе указана стоимость дополнительного часа.
- Оплата по - Дата, по которую оплачен договор (включительно). Заполняется автоматически при создании записи об оплате на вкладке "Расчет" договора.
- Автомобиль - Код автомобиля. Вводится вручную или выбирается из Справочника автомобилей
- Тариф - Величина тарифа за прокат данного автомобиля. Автоматически берется из Справочника тарифов при выборе автомобиля. При необходимости (если для данной модели автомобилей имеется несколько тарифов), тариф можно выбрать из справочника тарифов вручную после нажатия кнопки выбора, расположенной справа от поля Тариф
. - Скидка - Скидка клиента (в процентах и в рублях). Заполняется автоматически при выборе клиента, но ее можно откорректировать в конкретном договоре проката (если данному сотруднику разрешено изменять скидку).
- Тариф зафиксирован - Если включить это признак, то тариф и скидка не будут изменяться ни от количества дней ни даже при изменении автомобиля.
- За прокат - Стоимость проката автомобиля, рассчитанная в зависимости от тарифов и заданных условий (числа дней и часов проката и т.п.).
- Вид оплаты - Выбор вида оплаты из следующих вариантов: Наличные, Безнал, Прочее и Онлайн
- Выходного дня - Признак использования тарифа выходного дня
- Рабочая неделя - Признак использования тарифа "Рабочая неделя"
- Месячный - Признак использования тарифа "Месячный"
- Выдача - Выбор объекта, откуда выдается автомобиль. По умолчанию ставится Текущий объект, указанный в окне настройки программы.
- Прием - Выбор объекта, куда будет возвращаться автомобиль
- Территория - Выбор территории эксплуатации автомобиля
- Примечание - Строка произвольных примечаний к договору
- Создал - Выбор сотрудника, который создал данный договор (или ответственного за этот договор)
- Принял - Выбор сотрудника, принявшего автомобиль и закрывшего данный договор
- Начислено - Общая сумма всех начислений по договору. (За прокат + за дополнительные услуги + залог).
- Оплачено - Общая сумма всех платежей клиента по договору.
- Баланс - Баланс договора. Вычисляется как разность: "Оплачено" - "Начислено".
Вкладка "Услуги" окна "Договор проката" предназначена для оформления дополнительных услуг по данному договору:
Для выбора дополнительных услуг нужно сначала нажать кнопку [Заполнить] в верхней части этой вкладки. В результате таблица заполнится списком услуг (из окна "Услуги" программы).
Для включения какой-либо услуги в данный договор нужно в строке этой услуги указать нужное "Количество" и (возможно) число "Дней". В результате в колонке "Сумма" посчитается стоимость данной услуги.
В поле "Итого за услуги", которое находится под таблицей автоматически считается общая стоимость всех доп. услуг, включенных в данный договор.
Кнопка [Оплатить услугу], расположенная справа от таблицы, создает в таблице операций с деньгами (на вкладке "Расчет") запись об операции оплаты выбранной в таблице услуги.
Кнопка [Оплатить все], создает в таблице операций с деньгами запись об операции оплаты всех услуг договора (на сумму "Итого за услуги").
На вкладке "Расчет" окна "Договор проката" расположены поля, имеющие отношение к расчету стоимости договора:
- Залог - Стоимость залога автомобиля. Нажатие на кнопку [Залог], расположенной правее этого поля, производится оплата залога, а нажатие на кнопку [Возврат] - возврат залога клиенту. При этом записи о приеме и выдаче суммы залога заносятся в Кассовую книгу программы.
В верхнем правом углу этой вкладки расположено несколько полей для учета пробега автомобиля и расчета стоимости перепробега:
- Топливо в начале - Топливо в баке на момент выдачи автомобиля (может использоваться для печати в документах)
- Топливо в конце - Топливо в баке во время приема автомобиля
- Топливо разница - Разность между количеством топлива в начале и в конце
- Пробег на начало - Показания спидометра при выдаче автомобиля
- Пробег на конец - Показания спидометра при возврате автомобиля
- Километраж - Итоговый пробег автомобиля по данному Договору (в км)
- Перепробег - Величина перепробега договора. Равна разнице между Километраж и Лимитом пробега договора. Лимит пробега договора равен произведению параметра настройки программы Лимит пробега в сутки на число Дней договора.
- За перепробег - Сумма за перепробег. Равна произведению Стоимости километра перепробега на Перепробег.
В центре окна на вкладке Расчет имеется таблица, предназначенная для записи всех операций с деньгами (платежи и возвраты) по данному Договору проката. Записи об операциях в эту таблицу обычно заносятся путем нажатия соответствующих кнопок: [Залог], [Возврат], [Оплата], [Добавить], [Изменить] и [Удалить]. Под таблицей платежей имеются поля Начислено и Оплата, в которых виды общие суммы начислений и платежей по данному договору.
Для создания записи об оплате стоимости аренды автомобиля нужно нажать кнопку [Оплата]. Эта же кнопка нажимается и для продления срока аренды.
Для создания записи об оплате любых других услуг (не дней аренды автомобиля) нужно нажать кнопку [Добавить].
Над таблицей платежей договора имеется кнопка [Печатать документы об оплате] (
). Она вызывает меню печати документов об оплате (счет-фактура, акт, приходный кассовый ордер, расходный кассовый ордер и т.п.). Перед нажатием этой кнопки, необходимо выбрать в таблице нужную запись об операции.
Записи об операциях с деньгами видны также в Кассовой книге, где собирается информация обо всех операциях с деньгами, и делаются соответствующие финансовые отчеты.
На вкладке "Замечания" находится список замечаний к договору проката.
Эти замечания удобно использовать для сохранения результатов звонков клиенту: будет ли он продлевать договор или нет. Замечания можно создавать и редактировать либо на этой вкладке окна "Договор проката" либо в окнах "План на день" и "План возвратов на день", где тоже имеются кнопки для создания замечаний.
Окно формы ввода замечания:
На этой вкладке расположены таблицы со списками Счетов и Актов, связанных с данным Договором проката. Счета и акты нужны для взаиморасчетов с юридическими лицами.
У одного договора проката может быть несколько счетов и актов, например, за разные периоды. Счета и акты имеют свою независимую нумерацию.
Кнопка "Создать акт" в верхней части этой вкладки предназначена для создания акта, по выбранному в верхней таблице счету.
Кнопка "Создать платежи" создает по выбранному счету записи о платежах, которые будут видны на вкладке "Расчет" окна "ДОГОВОР ПРОКАТА".
Кнопка "Печатать счет" - Формирование печатного документа "Счет". Он формируется на основе файла шаблона Invoice.rtf, который находится в подпапке SDoc программы. Этот файл-шаблон вы можете отредактировать как вам нужно.
Кнопка "Печатать акт" - Формирование печатного документа "Акт". Он формируется на основе файла шаблона ActDogPic.rtf, который находится в подпапке SDoc программы. Этот файл-шаблон вы тоже можете отредактировать.
Окно "СЧЕТ":
Окно "СЧЕТ" имеет несколько информационных полей, полей ввода и таблицу со списком услуг счета.
- Счет № - Порядковый номер счета
- Дата, время - Дата и время счета
- Договор № - Номер, дата и время договора проката
- Клиент - Наименование клиента (из договора)
- Сумма - Итоговая сумма счета. Вычисляется как суммированием по всем услугам счета.
- Оплачено - Сумма оплаты счета
- Платежи созданы - Признак того, что по этому счеты созданы платежи на все его услуги
- Название - Название счета. Берется из названия ПЕРВОЙ услуги счета.
Окно записи об услуге счета:
- Счет № - Порядковый номер счета
- Услуга - Выбирается из Справочника услуг. В этом справочнике обязательно должна быть услуга "Аренда" или "Прокат".
- Период с... по... - Даты начала и конца периода счета. Выводятся только для услуги типа "Аренда"
- Количество - Количество услуги или дней для услуги "Аренда".
- Тариф - Для услуги типа "Аренда" берется из поля "Тариф" договора проката. Для остальных услуг берется из Справочника услуг.
- Сумма - Вычисляется как произведение Тарифа на Количество.
- Оплачено - Сумма оплаты
Окна "АКТ" и "УСЛУГА АКТА" устроены почти так же, как соответствующие окна счета, поэтому мы их здесь не описываем.
Кнопки в нижней части окна "ДОГОВОР ПРОКАТА":
- Помощь - Вызов данной страницы помощи
- Операции с договором - Вызов списка истории операций с данным договором проката
- Печатать - Вызов меню Печати документов. Аналогичная кнопка есть также в окне "ДОГОВОРА ПРОКАТА".
- Применить - Записать изменения договора без выхода из окна
- Записать - Записать изменения и закрыть окно договора
- Отменить - Выход из окна без записи изменений
