Договора проката

Журнал учета договоров проката предназначен для оформления и хранения договоров проката автомобилей. Этот журнал является основным в этой программе.

Посмотрите обучающий видео-ролик по созданию Договора проката:

Окно "Договора проката" открывается через пункты главного меню программы "Данные" - "Договора проката" или нажатием на одноименную кнопу в Панели инструментов программы.

Окно "Договора проката". Щелкните для увеличения.

Договора в журнале можно упорядочить и искать по Датам, по Клиенту, по Автомобилю, по Номерам, по Объекту, по Организации и по Виду договора, путем выбора соответствующего способа сортировки (вкладки) в верхней части окна. Список видимых в окне договоров можно ограничить путем указания периода времени - "Период с... по...", а также при помощи Фильтра. Для выбора фильтра в верхней части окна имеется поле с названием фильтра и кнопка Выбрать фильтр. Те же самые фильтры применяются в Отчетах по договорам для расширения их функций.

В верхней части окна расположены кнопки, при помощи которых выполняются основные операции в Журнале:

- Добавить новый договор - <Insert>
- Изменить или открыть имеющийся договор - <Enter>
- Удалить договор - <Delete>
- Поиск договоров по содержимому любой колонки таблицы - <Ctrl+F>, продолжить поиск -<F3>
- Перевывести данные в таблице (обновить)
- Отправить Email клиенту
- Отправить SMS-сообщение на телефон клиента
- Открыть в Excel. Список договоров в том виде, как они сейчас видны в таблице: с учетом сортировки и фильтров.
- Отчеты по договорам
- Вызов меню Печатать документы
- Вызов страницы помощи по этому окну - <F1>

Добавление и изменение договоров производится при помощи окна "Договор проката":

Это окно состоит из четырех вкладок: "Договор", "Расчет", "Замечания" и "Счета, Акты".

Вкладка "Договор":

Окно "Договор проката". Щелкните для увеличения.

Многие "лишние" поля в этом окне можно отключить в настройках программы. Здесь описан наиболее полный набор полей.

В программе сейчас имеется пять систем нумерации договоров проката:

Сплошная нумерация. Номер договора при этом равен Учетному номеру. В этой системе очередной номер договора всегда присваивается на единицу больше самого большого имеющегося номера договора.
Номер договора начинается с 1 в начале каждого года. В качестве номера договора используется поле "№ год" договора проката.
Своя нумерация договоров у каждого автомобиля. В качестве номера договора используется поле "№ автом.".
Своя нумерация для договоров каждой Фирмы. Очередной номер договора, который будет присвоен следующему новому договору, при этом виден в окне "ФИРМА" на вкладке "Документы".
Отдельная нумерация для договоров с физическими лицами и отдельная для договоров с юридическими лицами (организациями). Очередные номера договоров при этом видны в окне "ПАРАМЕТРЫ НАСТРОЙКИ ПРОГРАММЫ" на вкладке "Разное".

Система нумерации договоров настраивается в справочнике "Виды договоров" - там можно задать шаблон, по которому формируется номер договора.

Поля договора проката имеют следующее назначение:

Договор № - Номер договора, который будет печататься в документах. Этот номер можно корректировать "вручную". Если в записи о Виде договора задан Шаблон номера, то номер договора формируется автоматически по этому шаблону.
Учетн. № - Учетный номер договора. Заполняется автоматически на единицу больше номера последнего договора
№ год - Номер договора внутри года. (Начинается с 1 в начале каждого года). Может использоваться для формирования номера договора, который будет печататься в документах.
№ автом. - Номер для нумерации по автомобилю (для каждого автомобиля своя нумерация договоров с 1). Может использоваться для формирования номера договора, который будет печататься в документах.
Автомобиль выдан - Признак того что автомобиль выдан. Может устанавливаться также в окне План на день.
Автомобиль - Код автомобиля. Вводится вручную или выбирается из Справочника автомобилей
Клиент - Выбор клиента из Справочника клиентов программы. Нового клиента перед созданием Договора нужно предварительно внести в Справочник клиентов.
Представ.1, Представ.2 - Выбор из Справочника клиентов представителей клиента, для которых будут печататься доверенности.
Организация - Название организации, к которой относится выбранный Клиент
Партнер - Выбор партнера, к которому относится данный Договор проката
Водитель - Выбор водителя из Справочника водителей (для договоров проката с водителем)
Вид договора - Выбор вида договора из справочника Видов договоров
Вид оплаты - Выбор вида оплаты из следующих вариантов: Наличные, Безнал, Карточка, Онлайн
Начало - Дата и время начала действия договора
Возврат - Дата и время возврата автомобиля
Возвращено - Этот признак включается оператором при возврате автомобиля
Оплачено по - Дата, по которую оплачен договор (включительно). Заполняется автоматически при создании записи об оплате на вкладке "Расчет".
Дней - Число дней, на которое оформляется договор. Рядом с этим полем имеются две кнопки, при помощи которых удобно изменять количество дней.
Дополнительных дней - Число дополнительных дней, на которое выдается доверенность на автомобиль.
Часов, Часов ночь, Км. - Эти поля появляются только при выборе вида договора "С водителем". При этом программа переключается в режим расчета стоимости проката в зависимости от часов и километров. В этом режиме в окне появляются признаки Недельный тариф, Трансфер, Трансфер 2 и Рабочий день, предназначенные для выбора одного из тарифов.
Тариф - Величина тарифа за прокат данного автомобиля. Обычно автоматически берется из Справочника тарифов при выборе автомобиля. При необходимости (например если для данной категории автомобилей имеется несколько тарифов), тариф выбирается их справочника тарифов вручную после нажатия кнопки выбора, расположенной справа от поля Тариф.
Выходного дня - Признак использования тарифа выходного дня
Фиксированный - Признак того, что данный тариф не зависит от числа дней или часов
Скидка - Персональная скидка клиента (в процентах и в рублях). Заполняется автоматически при выборе клиента, но ее можно откорректировать в конкретном договоре проката (если данному сотруднику разрешено изменять скидку).
Причина скидки - Обоснование скидки
За прокат - Стоимость проката автомобиля, раccчитанная в зависимости от тарифов и заданных условий (числа дней проката и т.п.)
Отметки - Произвольные замечания по этому договору
Выдача - Выбор объекта, откуда выдается автомобиль. По умолчанию ставится Текущий объект, указанный в окне настройки программы.
Прием - Выбор объекта, куда будет возвращаться автомобиль
Территория - Выбор территории эксплуатации автомобиля
Сотрудник - Выбор сотрудника, который создал данный договор (или ответственного за этот договор)
Сотрудн. 2 - Выбор сотрудника, закрывшего данный договор
Фирма - Фирма, к которой относится данный договор
Примечание - Строка произвольных примечаний к договору

На вкладке "Расчет" окна "Договор проката" расположены поля, имеющие отношение к расчету стоимости договора:

Залог - Стоимость залога автомобиля. Нажатием на кнопки Залог, расположенной правее этого поля, производится оплата залога, а нажатием на кнопку Возврат - возврат залога клиенту. При этом записи о приеме и выдаче суммы залога заносятся в Каccовую книгу программы.
Просрочка - Стоимость просрочки. Вычисляется при вводе числа Дней просрочки возврате автомобиля. После этого нужно нажать кнопку [Просрочка], чтобы запись об оплате просрочки попала в Каccовую книгу программы.
Курс - Курс валюты цен к рублю. По умолчанию величина курса берется из окна настройки программы, но ее можно уточнить в каждом договоре проката.

В верхнем правом углу окна расположено несколько полей для учета пробега автомобиля и расчета стоимости перепробега:

Пробег на начало - Показания спидометра при выдаче автомобиля
Пробег на конец - Показания спидометра при возврате автомобиля
Километраж - Итоговый пробег автомобиля по данному Договору (в км)
Перепробег - Величина перепробега договора. Равна разнице между Километраж и Лимитом пробега договора. Лимит пробега договора равен произведению параметра настройки программы Лимит пробега в сутки на число Дней договора.
За перепробег - Сумма за перепробег. Равна произведению Стоимости километра перепробега на Перепробег.

Топливо в начале - Топливо в баке на момент выдачи автомобиля (может использоваться для печати в документах)
Топливо в конце - Топливо в баке во время приема автомобиля

В центре окна на вкладке Расчет расположена таблица, в которой фиксируются все операции с деньгами (платежи и возвраты) по данному Договору проката. Записи об операциях в эту таблицу обычно заносятся путем нажатия соответствующих кнопок: "Залог", "Возврат", "Оплата", "Добавить", "Изменить", "Удалить". Под таблицей платежей имеются поля Начислено и Оплачено, в которых виды общие суммы начислений и оплаты по данному договору. Там же имеется поле Дней, в котором видно за сколько дней был оплачен прокат.

Над таблицей платежей договора имеется кнопка Печатать документы об оплате (), при помощи которой вызывается меню печати документов об оплате (счет-фактура, акт, приходный каccовый ордер, расходный каccовый ордер и т.п.). Перед нажатием этой кнопки, нужно выбрать в таблице запись о платеже.

Записи об операциях с деньгами видны также в Каccовой книге, где собирается информация обо всех операциях с деньгами, и делаются соответствующие финансовые отчеты.

На вкладке "Замечания" находится список замечаний к договору проката.
Эти замечания удобно использовать для сохранения результатов звонков клиенту: будет ли он продлевать договор или нет. Замечания можно создавать и редактировать либо на этой вкладке окна "Договор проката" либо в окнах "План на день" и "План возвратов на день", где тоже имеются кнопки для создания замечаний.

Окно формы ввода замечания:

Вкладка "Счета, Акты":

Вкладка "Счета, Акты" программы Автопрокат.

На этой вкладке расположены таблицы со списками Счетов и Актов, связанных с данным Договором проката. Счета и акты нужны для взаиморасчетов с юридическими лицами.

У одного договора проката может быть несколько счетов и актов, например, за разные периоды. Счета и акты имеют свою независимую нумерацию.

Кнопка "Создать акт" в верхней части этой вкладки предназначена для создания акта, по выбранному в верхней таблице счету.

Кнопка "Создать платежи" создает по выбранному счету записи о платежах, которые будут видны на вкладке "Расчет" окна "ДОГОВОР ПРОКАТА".

Кнопка "Печатать счет" - Формирование печатного документа "Счет". Он формируется на основе файла шаблона Invoice.rtf, который находится в подпапке SDoc программы. Этот файл-шаблон вы можете отредактировать как вам нужно.

Кнопка "Печатать акт" - Формирование печатного документа "Акт". Он формируется на основе файла шаблона ActDogPic.rtf, который находится в подпапке SDoc программы. Этот файл-шаблон вы тоже можете отредактировать.

Окно "СЧЕТ":

Окно "СЧЕТ" имеет несколько информационных полей, полей ввода и таблицу со списком услуг счета.

Счет № - Порядковый номер счета
Дата, время - Дата и время счета
Договор № - Номер, дата и время договора проката
Клиент - Наименование клиента (из договора)
Сумма - Итоговая сумма счета. Вычисляется как суммированием по всем услугам счета.
Оплачено - Сумма оплаты счета
Платежи созданы - Признак того, что по этому счеты созданы платежи на все его услуги
Название - Название счета. Берется из названия ПЕРВОЙ услуги счета.

Окно записи об услуге счета:

Окно УСЛУГА СЧЕТА программы Автопрокат.

Счет № - Порядковый номер счета
Услуга - Выбирается из Справочника услуг. В этом справочнике обязательно должна быть услуга "Аренда" или "Прокат".
Период с... по... - Даты начала и конца периода счета. Выводятся только для услуги типа "Аренда"
Количество - Количество услуги или дней для услуги "Аренда".
Тариф - Для услуги типа "Аренда" берется из поля "Тариф" договора проката. Для остальных услуг берется из Справочника услуг.
Сумма - Вычисляется как произведение Тарифа на Количество.
Оплачено - Сумма оплаты

Окна "АКТ" и "УСЛУГА АКТА" устроены почти так же, как соответствующие окна счета, поэтому мы их здесь не описываем.

Кнопки в нижней части окна "ДОГОВОР ПРОКАТА":

Помощь - Вызов данной страницы помощи
Операции с договором - Вызов списка истории операций с данным договором проката
Печатать - Вызов меню Печати документов. (Аналогичная кнопка есть также в окне "ДОГОВОРА ПРОКАТА").
Применить - Записать изменения договора без выхода из окна
Записать - Записать изменения и закрыть окно договора
Отменить - Выход из окна без записи изменений

Содержание документации