Выполнение основных операций в программе "Автопрокат"
В основном окне программы обычно виден список всех автомобилей автопроката с информацией о том у кого они находятся и когда должны быть возвращены.
Создание нового Договора проката
Чтобы создать новый Договор проката нужно открыть окно "Договора проката" (через пункты главного меню программы: "Данные"- "Договора проката").
В окне "Договора проката" нажимаем кнопку [Добавить новый договор] (или клавишу <Insert>) после чего откроется окно "Новый договор проката". В этом окне в поле "Автомобиль" вводим код нужного автомобиля либо выбираем свободный автомобиль из Справочника автомобилей при помощи кнопки выбора автомобиля, расположенной справа от поля "Автомобиль".
Дальше нужно выбрать клиента, нажав кнопку выбора клиента справа от поля "Клиент". Другой вариант поиска клиента: ввести первые буквы фамилии клиента прямо в поле ввода "Клиент" и программа найдет его в справочнике "Клиенты" и заполнит полностью поле "Клиент" а также информационные поля "Телефон" и "Категория" правее.
Если клиент новый, то его нужно предварительно занести в справочник "Клиенты". Для этого нужно нажать кнопку [Новый клиент] (
) справа от поля ввода "Клиент".
После этого в окне "Договор проката" в поле "Дней" указываем число дней, на которое оформляется договор. При этом автоматически рассчитывается стоимость аренды автомобиля в поле "За прокат".
При необходимости (например для тарифа выходного дня), можно изменить тариф путем выбора другого тарифа из справочника "Тарифы", нажав кнопку выбора тарифа справа от поля "Тариф".
Дополнительные услуги по договору выбираются на вкладке "Услуги" окна "Договор проката". Сначала на этой вкладке нажимаем кнопку "Заполнить". При этом в таблицу на этой вкладке добавляются все записи об дополнительных услугах из справочника "Услуги" программы.
Если в данный договор нужно добавить одну из этих услуг, то в соответствующей строке списка услуг в колонке "Количество" нужно ввести количество этой услуге. А также, возможно, нужно указать количество "Дней", если стоимость услуги указана за день. При этом в поле "Стоимость" данной строки таблицы автоматически посчитается общая стоимость данной услуги.
В информационном поле "Итого за услуги", которое находится под таблицей списка дополнительных услуг, считается общая стоимость всех дополнительных услуг данного договора проката.
При помощи кнопок [Оплатить услугу] и [Оплатить все], которые находятся справа от таблицы, делаются записи об оплате одной или всех дополнительных услуг в таблице платежей договора, расположенной на вкладке "Расчет" этого окна.
Для ввода в договор информации об оплате аренды автомобиля переключаемся на вкладку "Расчет" и нажимаем там кнопку [Оплата]. В появившемся окне "Операция с деньгами" почти все поля уже заполнены данными взятыми из Договора проката. Остается только занести в поле "Сумма" сумму, полученную от клиента за прокат. Проще всего это сделать нажав кнопку [Копировать сумму] (
) справа от поля "Сумма". Нажимаем кнопку [Записать] чтобы завершить операцию ввода платежа.
Кнопка [Добавить], которая находится над таблицей списка платежей договора, предназначена для ввода в таблицу платежей, не связанных непосредственно с арендой автомобиля (например, любых дополнительных услуг).
Для завершения ввода нового договора проката нужно обязательно нажать кнопку [Записать] в нижней части окна "Договор проката".
Напечатать пакет документов по договору можно нажав кнопку [Печатать документы] 
. Такая же кнопка есть также в верхней части окна "Договора проката".
Изменение (продление) Договора проката
Открываем имеющийся договор через окно "Договора проката" (найдя договор по номеру, дате, клиенту или автомобилю), либо через окно "Автомобиль", в котором в группе полей "Договор проката" есть кнопка [Договор] (
).
Чтобы продлить договор в окне "Договор проката" переходим на вкладку "Расчет" и нажимаем там кнопку [Оплата]. В появившемся окне "Операция с деньгами" вводим число дней, на которое продляется договор, и копируем "Сумму" из поля "Начислено" (при помощи кнопки [Копировать сумму]). Нажимаем кнопку [Записать]. При этом в окне "Договор проката" автоматически вычисляется новая сумма договора, изменяется дата возврата и число "Дней".
Далее в окне "Договор проката" также нажимаем кнопку [Записать] чтобы зафиксировать сделанные в договоре изменения.
Обычно после продления договора, клиенту печатают новую "Доверенность" с новым сроком окончания.
На то, какой тариф будет использоваться при продлении договора, влияет параметр настройки программы "Тариф при продлении", имеющий два варианта:
- По числу дополнительных дней - Тариф вычисляется по числу дополнительных дней (зависимость тарифа от числа дней)
- По числу дней с начала договора - Тариф вычисляется по числу дней, прошедших с даты начала договора
Рекомендуем использовать вторую систему расчета тарифа при продлении договора, как более простую и понятную.
Завершение Договора проката при возврате автомобиля
Чтобы завершить Договор при возврате автомобиля нужно открыть его через окно "Договора проката" или "Автомобиль".
В окне "Договор проката" нужно включить признак "Возвращено", расположенный справа от поля "Возврат". При включении этого признака появляется окно "Операция с деньгами", при помощи которого создается запись о возврате клиенту сумы залога (только в случае если при выдаче автомобиля делалась оплата залога).
Для завершения операции, в окне "Договор проката" обязательно нажимаем кнопку [Записать] чтобы зафиксировать сделанные изменения в базе данных программы.
Закрытые договора отмечаются в окне "Договора проката" символом "Завершен" (
)
Как зарезервировать автомобиль
Запись о резервировании автомобиля делается в окне "Журнал резервирования автомобилей", которое вызывается через пункты главного меню программы "Данные" - "Резервирование".
В окне "Резервирование автомобиля", которое появляется при нажатии на кнопку [Добавить новую запись], нужно указать Клиента, Автомобиль (либо Модель автомобиля), дату и время начала и число дней. Автомобиль в записи о резервировании указывать не обязательно, хотя это можно сделать если требуется зарезервировать конкретный автомобиль.
Для завершения операции нужно нажать кнопку [Записать].
Записи о резервировании выделяются в Графике занятости автомобилей другим цветом (только если зарезервирован конкретный автомобиль, а не модель).
Когда запись о резервировании автомобиля становиться ненужной, ее можно просто удалить, нажав кнопку [Удалить запись] в окне "Журнал резервирования автомобилей".
