Долговременные договора с водителями
В программе "Автопрокат" реализован особый вариант Долговременных договоров проката для системы работы, когда оплата аренды производится периодически (например каждый день или раз в несколько дней). Такой вариант используют для работы с таксистами.
Чтобы включить этот вариант договоров, нужно в окне "Параметры настройки программы" на вкладке "Видимость модулей" включить признак (галочку) "Долговременные договора с водителями".
Окно "Долговременные договора проката". Щелкните чтобы увеличить.
В этом окне предусмотрен быстрый поиск договора по Дате, по Клиенту (водителю), по Автомобилю и по Номеру договора.
Поиск возможен также содержимому по любой колонки таблицы (Ctrl+F). Также можно ограничить видимость договоров за "Период с... по..." и при помощи настраиваемых Фильтров.
Добавление и изменение договора производится при помощи окна "Долговременный договор проката":
Окно "Долговременный договор проката".
Назначение полей на вкладке "Договор" окна "ДОЛГОВРЕМЕННЫЙ ДОГОВОР ПРОКАТА":
- Учетный номер - учетный номер договора в программе. Формируется автоматически и не доступен для изменения.
- Номер - Номер договора. Каждый год начинается с 1. Формируется автоматически на 1 больше самого большого имеющегося номера договора в данном году.
- Клиент - ФИО клиента (водителя). Это поле может использоваться для поиска клиента в справочнике "Клиенты" программы. Нового клиента перед созданием Договора нужно предварительно внести в справочник клиентов.
- Автомобиль - Код автомобиля. Вводится вручную или выбирается из справочника "Автомобили"
- Начало - Дата и время начала действия договора
- Окончание - Дата окончания договора
- Тариф - Базовый тариф за день проката автомобиля
- Тар. франш. - Тариф оплаты франшизы за день
- Франшиза - Общая сумма франшизы. Если эта сумма указана, то пока эта сумма не выплачена, за каждый день проката кроме основного Тарифа начисляется еще и Тариф франшизы, который идет на оплату франшизы.
- За жилье - Дополнительный тариф за оплату жилья (за день).
- Залог - Сумма залога
- Дней начислено - За какое количество дней было сделано начисление (на данный момент). Начисления делаются автоматически каждый день. Но если заполнен График работы клиента (водителя), то начисления делаются в соответствии с этим графиком.
- Дней оплачено - Какое количество дней оплачено на данный момент. Вычисляется автоматически.
- Начислено - Общая сумма всех начислений на данный момент. Начисления делаются ежедневно автоматически. Также начисления за какой-либо день можно сделать и вручную через пункт меню программы "Бухгалтерия" - "Начисления за день".
- Оплачено - Общая сумма всех платежей водителя на данный момент.
- Баланс - Разница между суммами "Оплачено" и "Начислено".
- Сотрудник - Сотрудник, ответственный за данный Договор проката.
- Примечание - Строка произвольных примечаний к договору
- Вид оплаты - Выбор вида оплаты из следующих вариантов: Наличные, Безнал, Прочее, Онлайн
- Договор действует - Признак того что договор действует в данный момент. Автоматические начисления делаются только для действующих договоров. Поэтому данный признак можно использовать для временной остановки начислений по этому договору. Например, в случае отпуска или болезни водителя.
- Возвращено - Признак закрытия договора. Включается при возврате (или полном выкупе) автомобиля.
На вкладке "Расчет" окна "Долговременный договор проката" находится таблица со списком всех операций с деньгами по данному договору:
Вкладка "Расчет" окна "Долговременный договор проката".
Записи с суммами об операции "Оплата за прокат" с суммами "Начислено" (начисления) создаются программой автоматически каждый день при включении программы. Кроме этого, начисления за какой-либо день можно сделать и вручную через пункт меню программы "Бухгалтерия" - "Начисления за день".
Сумма начисления за день может состоять из:
- Тарифа за аренду
- Тарифа оплаты франшизы (начисляется до тех пор, пока не будет выплачена вся сумма франшизы)
- Тарифа за жилье
Самый простой способ создания записи об оплате водителя такой... Нужно в поле ввода "Сумма" ввести сумму оплаты и нажать на кнопку "Яндекс" (или "Uber"), которая находится справа от поля "Сумма".
Итоговые поля в нижней части этой вкладки ("Дней начислено", "Дней оплачено", суммы "Начислено", "Оплата" и "Баланс") те же самые, что и на первой вкладке этого окна.
При помощи поля ввода "Залог" и кнопок "Залог" и "Возврат" можно создать записи об оплате и возврате залога.
Над таблицей платежей договора имеется кнопка Печатать документы об оплате (), при помощи которой вызывается меню печати документов об оплате: доверенность, дополнительное соглашение о продлении, приходный кассовый ордер, расходный кассовый ордер, акт и т.п. Перед нажатием этой кнопки, нужно выбрать в таблице запись о платеже.
Записи об операциях с деньгами видны также в Кассовой книге, где собирается информация обо всех операциях с деньгами, и делаются соответствующие финансовые отчеты.