Работа с корпоративными клиентами
Программа поддерживает работу с корпоративными клиентами (организациям). Обычно с такими клиентами заключаются договора на обслуживание, в которых оговорены в том числе и особые тарифы на услуги. В программе возможность иметь отдельные тарифы для некоторых клиентов реализована при помощи Тарифных планов. За клиентом закрепляется свой собственный тарифный план, который представляет собой совокупность тарифов на все услуги, описанный в Справочнике классов автомобилей программы.
Запись о клиенте Справочника клиентов программы имеет ряд полей для реквизитов организации (вкладка "Реквизиты". Они используются для печати документов организации. На вкладке "Сотрудники" записи о клиенте можно заполнить список сотрудников организации, которые имеют право делать заказы (ФИО, телефон, отдел, центр затрат и др.). Это позволят ускорить ввод данных (и избежать ошибок) при приеме заказа, а также автоматически формировать отчеты по поездкам клиента за заданный период требуемого формата.
Ниже описана подсистема программы, предназначенная для автоматического создания документов и отчетов организациям за заданный период. Она позволяет формировать любые документы, внешний вид и содержание которых может настраиваться конечными пользователями программы.
Корпоративным клиентам можно выставлять Cчета за оказанные услуги за определенный период (обычно за месяц или половина месяца), формировать соответствующие Акты, высылать по email подтверждения заказов, формировать отчеты по заказам клиента за заданный период (приложения к Актам). Эти операции делаются в окне "Счета" (вызывается через пункты меню "Данные" - "Счета"):
Запись о Счете организации:
Назначение полей записи о счете:
- Номер - Номер счета
- Дата - Дата создания счета
- Клиент - Код клиента. Выбирается из Справочника клиентов
- Период - Номер периода времени, за который выставляется счет. Выбирается из списка "Периоды".
- Сумма - Сумма стоимостей заказов клиента за указанный период
- Кнопка "Сумма" - При нажатии на эту кнопку программа пересчитывает сумму стоимостей заказов клиента за указанный период с учетом признаков "Наличные и карточки" и "Безнал"
- Оплата - Сумма оплаты
- Дата оплаты - Дата оплаты
- Наличные и карточки - Признак подсчета суммы по заказам с видом оплаты "Наличные" и "Карточки"
- Безнал - Признак подсчета суммы по заказам с видом оплаты "Безнал"
- Примеч. - Строка примечаний к счету
При помощи кнопки "Создать", расположенной в верхней части окна "Счета" можно создать записи о счетах за выбранный период сразу для всех организаций (Клиентов, с признаком "Организация"). Причем для каждой организации автоматически создается два счета: отдельно "Безнал" и "Наличные и карточки".
При помощи кнопки "Суммы" в верхней части окна "Счета", автоматически подсчитываются суммы для каждого созданного счета. Если сумма за заданный период равна нулю (не было поездок), то такая запись о счете удаляется.
Нажатие на кнопку "Файлы" в верхней части окна запускает процесс автоматического формирования печатных документов (Счета, Акты, приложения к актам и др.) для всех Счетов за данный период. Файлы документов создаются в подкаталогах внутри каталога "Invo" программы "Заказ такси". В каталоге Invo создается подкаталог, соответствующий номеру отчетного Периода, в котором в свою очередь создаются подкаталоги для каждой организации (имя подкаталога соответствует Коду организации в программе). В подкаталоге организации находятся все документы, созданные для организации за заданный период. Открыть подкаталог выделенной в таблице счетов организации можно нажав кнопку "Go" (Открыть папку) в верхней части окна.
Все документы (Счета, Акты, приложения к актам со списком поездок за период) формируются на основе настраиваемых файлов-шаблонов документов, поэтому их внешний вид и содержание могут изменять пользователи программы. Все файлы - шаблоны документов находятся в подкаталоге SDoc программы и могут редактироваться при помощи Word-а либо другого текстового редактора.
Отчет со списком поездок за период (приложение к Акту) может иметь разную форму для разных организаций (у всех свои требования к его содержанию). Поэтому в записи о Клиенте на вкладке "Реквизиты" предусмотрено поле "Шаблон акта", в котором можно указать имя индивидуального файла-шаблона этого отчета для данной организации.
Документы организации можно печатать и "вручную" без предварительного автоматического их формирования в подкаталогах организаций. Это делается при помощи кнопки "Печатать", расположенную в верхней части окна "Счета". При нажатии на эту кнопку появляется меню выбора документа для печати. Оно позволяет напечатать Счет, Акт выполненных работ, Приложение к акту (список заказов с их стоимостями) и т.п.
