Прокатный станок

Несмотря на то, что сегодня компакт-диск, DVD или уж тем более видеокассету можно приобрести за вполне разумные деньги, пункты проката остаются достаточно популярными. Сейчас на прокат можно взять не только видео- и кинопродукцию, но и диски с компьютерными играми. Согласитесь, что даже при относительно низких ценах единожды просмотренный кинофильм или пройденная за неделю игрушка будут пылиться на полке. А так можно за совсем уж символическую плату взять фильм, о котором рассказал друг на денек посмотреть, а если уж очень понравится - то и купить (сейчас многие пункты проката такую возможность предоставляют). При этом нам бы хотелось тратить как можно меньше времени как на подбор фильма (в ситуации, когда нам просто хочется что-нибудь посмотреть), так и на оформление всего заказа. Обычно мы по дороге с работы забегаем в прокат и хотим быстренько выбрать что-нибудь из того, что есть в наличии и что нам интересно. При этом критерии могут быть самыми разными, в зависимости от нашего настроения и других обстоятельств. Сегодня нам захочется посмотреть комедию, неважно какую, лишь бы веселую, а завтра - любой фильм с участием любимого актера или актрисы.

А теперь посмотрим на этот процесс с другой стороны - глазами работников проката. Их задача - обслужить клиента максимально эффективным образом. А в условиях, когда в фонде пункта проката большое количество кино- и видеопродукции, а вдобавок еще и компьютерные диски, то есть когда требуется обработка большого количества информации, использование автоматизации на рабочем месте администратора наиболее целесообразно. Толстые тетради для учета того, что выдано и кому, и бумажные карточки с описанием содержимого каждой кассеты в коробочке из-под шоколадных батончиков - это все в прошлом. Сейчас и запросы другие, и технический прогресс уже давным-давно прошел везде, где только можно, семимильными шагами, оставляя штабеля быстро дешевеющей компьютерной техники. Тем более радует тот факт, что отечественные разработчики ПО не отстают от прогресса и стремятся облегчить труд работников пунктов проката, помочь им воплотить в жизнь самые смелые идеи по автоматизации этого рода деятельности.

Программа "Прокат" от PSoft- вот спасательный круг для работников крупных пунктов проката, которые стонут от обилия информации и ищут способы для улучшения качества обслуживания своих клиентов. Она поможет автоматизировать процесс выдачи заказов и учета средств, вести учет выдаваемых товаров по клиентам, платежей и взаиморасчетов с клиентами и формировать все необходимые документы и отчеты. Также предусмотрена возможность учета заказов. Работа может вестись с применением технологий штрихового кодирования. Если судить по заложенным в программу возможностям, можно сделать вывод, что она может успешно использоваться как в небольших пунктах проката, так и в крупных клубах со своей устоявшейся клиентурой и большой по объему видеотекой. Судите сами.

Информация о каждом клиенте, воспользовавшемся услугами проката, заносится в базу данных. Туда же попадают все данные о товарах. Благодаря функции поиска можно в считанные секунды найти необходимый товар или данные по клиенту. Для товаров эта функция включат в себя быстрый поиск товаров по названию, группе (жанру), ценовой категории, стране, режиссеру, студии, актеру, году выпуска фильма. Кроме этого, система позволяет производить резервирование товара, поддерживает различные валюты, осуществляет перевод и распечатку чеков.

Для того чтобы лучше понять принципы работы с программой, представим себе схему работы средних размеров пункта проката видео кассет. Когда в прокат приходит новый клиент, оператор (администратор, клерк, называйте как угодно) регистрирует посетителя базе данных клиентов проката, и ему при этом присваивается уникальный идентификационный номер. Это может быть просто порядковый номер либо даже штрих-код, который наносится на членскую карточку, выдаваемую клиенту на руки. С помощью этого штрих-кода (номера) оператор может быстро идентифицировать клиента и получить с помощью системы полную информацию: когда тот приходил последний раз, сколько у него кассет на руках и так далее. Все товары пункта проката так же пронумерованы и занесены в базу. Этикетка с кодом наклеивается на каждую кассету, все они занимают свои места на полках и ждут посетителей. Вся процедура обслуживания клиента, заинтересовавшегося конкретным фильмом, занимает несколько минут, а если дать возможность клиентам самим выбирать кассеты, то и секунды - оператору лишь надо ввести код клиента (а это можно сделать, даже отсканировав штрих-код с его карточки), код кассеты, и все - остальное сделает программа, обновив базу данных соответствующим образом.

Программа также позволяет разрабатывать и распечатывать карточки клиентов, этикетки с кодами для наклейки на кассеты и даже договор с клиентом (если он заключается). Клиентов, кстати, можно разбить по разным категориям и установить разные параметры для каждой категории (например, сумму залога, вносимую за кассету).

Все операции (выдача клиенту и возврат клиентом, резервирование и продажа товаров) регистрируются в журнале учета. Организован учет приема оплаты от клиентов, печать чеков, приходных и расходных ордеров, актов, накладных, счетов-фактур. Для различных клиентов могут применяться различные схемы взаиморасчетов, можно формировать отчеты о клиентах типа справки о должниках. Можно сформировать отчет обо всех товарах, имеющихся в наличии, по группам товаров, по категориям цен, по популярности товаров. Для всех отчетов доступна не только распечатка, но и очень удобный предварительный просмотр.

Для многопользовательской работы предусмотрено разграничение доступа к функциям системы для различных сотрудников, а сама система разграничения доступа очень гибкая - по крайней мере, для такого типа программ. Можно настроить программу так, что регистрация конкретного пользователя в ней будет происходить автоматически (в настройках указываются код и пароль).

В целом, интерфейс у программы простой и понятный, но, на мой взгляд, не хватает еще возможности вызова основных функций не только через меню, но и по комбинации клавиш - это, на мой взгляд, сделает работу с ней еще более эффективной.

Настройка программы включает в себя возможность смены языка интерфейса (английский, русский, латышский), наименования валюты, ставки НДС, типа скидок (в процентах или абсолютная) и других параметров. Там же можно заполнить все реквизиты фирмы (название, фамилии ответственных лиц, адрес и другие данные, а также логотип) которые будут выводиться на всех документах. Кстати, в программе есть календарь, который предназначен для редактирования списка выходных и праздничных дней. Таким образом, при включенной соответствующей настройке для дней, помеченных признаком "Выходной", будут действовать тарифы выходного дня.

Авторы программы советуют сразу же установить шрифты, поставляемые с программой, для того чтобы корректно печатались карточки клиентов и этикетки для кассет. А для чтения штрих-кодов лучше всего использовать сканер с клавиатурным интерфейсом (то есть подключаемый параллельно клавиатуре компьютера), потому что при использовании сканера, подключаемого к COM-порту, нужно запускать дополнительную программу - Barcoder. Сам сканер нужно настроить таким образом, чтобы после ввода штрих-кода он добавлял символ табуляции, а не символ новой строки.

Автор Андрей Кулабухов Опубликовано в журнале Softkey 26.12.2003