Окно Заказ
При нажатии на кнопку [Новый заказ] или [Изменить заказ] в окне Заказы открывается окно записи о заказе. Это окно имеет четыре вкладки (страницы):
Вкладка "Заказ"
Вкладка "Водители"
Вкладка "Очередь"
Вкладка "Состояние"
Вкладка "Стоимость"
Для удобства использования, видимость некоторых полей окна Заказ можно выключить в окне настройки программы на вкладке "заказ". Ниже описывается конфигурация, когда видны все поля.
В самой верхней части окна «Заказ» расположено несколько кнопок для включения признаков: таких как «Не курить», «С животным», «Детское кресло» и т.п. Состав и вид этих признаков настраиваются в справочнике «Признаки» программы.
На вкладке "Заказ" имеются следующие данные о заказе:
- Заказ № - Порядковый номер заказа (внутри текущего года). Заполняется автоматически, хотя его можно изменить вручную в случае необходимости.
- Дата, время - Дата и время подачи автомобиля. Поле "Время" заполнять обязательно - иначе заказ записать не удастся.
- № карты - Номер дисконтной карты. Если в этом поле ввести номер действующей карты, то программа найдет в Справочнике клиентов клиента, имеющего данную карту.
- Пут. лист - Номер путевого листа
- Телефон - Номер телефона клиента. Если клиент звонит не первый раз, то после ввода номера телефона остальные данные о нем заполняются автоматически на основе данных из Справочника клиентов программы.
- Заказчик - Фамилия имя и отчество клиента, или название организации для корпоративных клиентов. Организации нужно выбирать из справочника "Клиенты", нажав кнопку [Выбор клиента] (), расположенную справа от поля "Заказчик".
- Кнопка [История] - При нажатии на эту кнопку (расположенную над полем "Заказчик") появляется окно с историей заказов выбранного Клиента. В этом окне можно выбрать один из прошлых заказов клиента и нажать кнопку [Выбрать]. При этом из прошлого заказа будет скопирован адрес подачи автомобиля.
- Пожелания - Пожелания клиента. Эта строка будет видна и в следующих заказах данного клиента.
- Пассаж. - Данные о пассажирах (для корпоративных клиентов)
- Тел. - Номер телефона пассажира
- Заказал - ФИО сотрудника организации, сделавшего заказ (для корпоративных клиентов)
- Тел. - Номер телефона сотрудника организации, сделавшего заказ (для корпоративных клиентов)
- Cost - Код центра затрат (для корпоративных клиентов). Последние три поля заполняются автоматически при выборе сотрудника организации из списка сотрудников, вызываемого кнопкой [Сотрудники организации] (), расположенной справа от поля "Cost".
- Вид оплаты - Выбор одного из вариантов оплаты заказа: Наличные, Безналичные, Карточка. Каждый вид оплаты выделяется своим цветом
- Не в отчет - Если включить этот признак, то данный заказ не будет
показан в отчете о заказах для клиента (организации).
- Место откуда - Выбор из Справочника мест программы. Это поле заполнять не обязательно, но им удобно пользоваться если данное место уже есть в Справочнике мест (вокзалы, метро, аэропорты, рынки, офисы постоянных клиентов...)
- Улица откуда - Название улицы, куда нужно подавать автомобиль. В этом поле вводятся первые буквы названия улицы - пока не будет выбрана нужная улица при помощи механизма автозаполнения. Можно также использовать Справочник улиц, в котором можно искать улицу по Району или по ее названию. Справочник улиц вызывается нажатием на клавишу <Плюс> или на кнопку [Выбор улицы] (), расположенную справа от поля ввода.
- Дом, Корпус, Подъезд, Квартира - Поля адреса подачи. При нажатии на кнопку с значком "Зеленая стрелка", расположенной над полем "Улица куда", поля адреса заполняются адресом клиента, взятого из Справочника клиентов.
- Доп. информация откуда - Дополнительная информация об адресе: например, как проехать.
- Район откуда - Название района откуда едет клиент. Обычно заполняется автоматически при выборе
улицы или места. Район важен для подбора водителей
на заказ.
- Куда - Выбор из Справочника мест программы. Это поле заполнять не обязательно, но им удобно пользоваться если данное место имеется в справочнике мест.
- Улица куда - Название улицы куда едет клиент. Улица вводится при помощи "автозаполнения". Можно использовать Справочник улиц с использованием клавиши <Плюс>.
- Дом, Корпус, Подъезд, Квартира - Поля адреса куда едет клиент. При нажатии на кнопку с значком стрелки, расположенной над полем "Улица куда", поля адреса заполняются адресом клиента, взятого из Справочника клиентов.
- Доп. информация куда - Дополнительная информация об адресе, куда едет клиент
- Район куда - Название района, куда едет клиент. Обычно заполняется автоматически при выборе
улицы или места.
- Класс автом. - Заказанный класс автомобиля. Выбирается из Справочника классов. От класса автомобиля зависят тарифы на услуги.
- Тяжелый - Признак "тяжелого" заказа
- Предварительный - Признак предварительного заказа. Этот признак включается автоматически если в момент создания заказа до времени подачи остается заданное в настройках время.
- Тип заказа - Выбор типа заказа: Такси, Доставка, Перевозка и т.п.
- Фиксированный - Этот признак указывает на то, что стоимость заказа должна состоять из фиксированного тарифа плюс стоимость дополнительных услуг. Тариф в этом случае берется из Справочника регионов
- Отпечатано - Этот признак включается автоматически при печати бланка заказа
- Подтверждение - Признак того что подтверждение заказа сделано
- За город - Этот признак устанавливается автоматически, если он включен в записи о Районе или Улице подачи автомобиля.
- Лготная поездка - Это признак используется при применении системы скидок типа "Каждая N-ая поездка бесплатная" а также при применении «Бонусной» системы. В этом случае, если у данного клиента "накоплено" заданное в настройках программы число поездок, то программа предлагает сделать очередную его поездку лготной.
- Вид рекламы - Выбор вида рекламы (источника информации о нас) из Справочника видов рекламы
- Бронирование – Признак «забронированного» заказа, который не должен быть виден водителям в числе свободных заказов.
- Примечание - В этом поле можно записывать любую дополнительную информацию о заказе.
Вкладка "Водители" окна "Заказ" предназначена для выбора и назначения водителя на данный заказ. Эта вкладка видна только в случае, если в окне настройки программы включен признак "Вкладка водитель".
В центре этой страницы окна расположен список водителей, похожий на аналогичный список в окне Выбор водителя.
Назначение водителя на данный заказ производится путем выбора водителя в списке водителей и
нажатия на кнопку [Выбрать]. При этом данными о выбранном водителе
и его автомобиле заполняются несколько полей в нижнем левом углу окна.
Отменить выбор водителя можно при помощи кнопки [Отменить] .
Список водителей имеет несколько режимов работы, которые переключаются при помощи признаков "Все", "Смена", "Ближайшие", "Свободные" и "График".
Если включен признак "Все", то в таблице могут быть видны все водители, не зависимо от Смены. Но и в этом режиме список видимых водителей можно ограничить при помощи Фильтра а также при помощи признака "График" (показывать только тех водителей, которые работают в указанный день по Графику работы), признака "Свободные" (показывать только свободных в данный момент водителей), и признака "Ближайшие" (показывать только водителей, которые сейчас находятся в Районе подачи автомобиля данного заказа).
Если включен признак "Смена", то в списке водителей видны только те водители, которые в данный момент находятся на смене (имеют не закрытую смену в Журнале смен).
В таблице видны: значок состояния, позывной, ФИО водителя, район нахождения водителя, текущий баланс водителя, число незакрытых заказов водителя, его номер телефона и примечание о водителе.
Запись в списке выделяется розовым цветом фона, если текущий баланс
водителя (состояние его счета в программе) меньше чем "Минимальный баланс водителя", который
задается в окне настройки программы или в записи о водителе. Такому водителю
заказ не может быть отдан. В случае, если балансы водителей в программе не ведутся, нужно
установить параметр настройки "Минимальный баланс водителя" равный
большому отрицательному числу (например -9 999 999 руб).
Серым цветом выделены водители, которые в заданный день не работают по Графику работы.
Назначение кнопок в верхней части окна "Выбор водителя":
- Создать новую смену выделенному водителю
- Открыть окно "Водитель" (в режиме "Водители") или окно "Изменение записи о смене" (в режимах "Смена" или "Очередь")
- Перевести в состояние "Свободен"
- Перевести в состояние "Перерыв"
- Закончить текущую смену водителя. Новую смену водителя можно создать в окне Смены
водителей или при помощи кнопки [Создать новую смену] в этом окне.
- Набрать номер телефона водителя
- Обновить состояние таблицы (чтобы срочно отобразить изменения, сделанные на
других рабочих местах)
Поле ввода "Поиск", расположенное в верхней части окна, предназначено для быстрого поиска водителя в списке по его позывному. В это поле нужно ввести позывной водителя и нажать клавишу <Tab>. После этого курсор в списке водителей переместится на запись о водителе, позывной которого максимально близок к введенному.
Вкладка "Очередь" окна "Заказ" предназначена для выбора и назначения водителя на заказ. Эта вкладка видна только в случае, если в окне настройки программы включен признак "Использовать очередь водителей".
Таблица, расположенная в правой части этого окна показывает Очередь водителей для подбора водителя на данный заказ.Если включить признак "Все на смене"
очередь строится из водителей, находящихся в данный момент на смене.
Если включить признак "Все
водители", то очередь формируется из всех водителей (то есть не зависимо от
смен).
Если признак "Все
классы" выключен, то в очереди водителей видны только водители имеющих автомобили заказанного класса плюс автомобили на
который разрешено заменять данный класс.
Если включить признак "Все
классы", то в очередь перестраивается не зависимо от класса автомобиля.
Очередь водителей формируется
программой для каждого заказа по следующему алгоритму:
- Сначала идут те «свободные» водители, которые находятся в Районе
откуда заказа, или «занятые» водители, которые будут там не более чем через
20 минут.
- После этой группы водителей следуют водители, которые находятся в районах
граничащих с заданным, и далее все остальные водители не зависимо от района.
- Внутри каждой группы водители упорядочены в порядке возрастания кода
Категории водителя.
- Если включен признак "Организация" (рядом с полем "Заказчик"),
то водители относящиеся к категориям, у которых включен признак "Корпоративные
заказы", имеют приоритет перед остальными водителями.
- Внутри каждой Категории водители располагаются в порядке возрастания суммы
стоимостей заказов за текущую смену.
- Если в заказе включен признак "Без символики" (требование
клиента), то в очередь не включаются автомобили, помеченные признаком «С
фирменной символикой».
- Наряду с автомобилями заданного класса, в формировании очереди участвуют также
автомобили, класс которых указан в поле "Возможные замены" записи о
Классе автомобиля.
Основным претендентом на данный заказ является водитель, стоящий первым в очереди. То есть, это водитель на автомобиле заданного Класса, находящийся в заданном Районе, имеющий наиболее подходящую для данного заказа Категорию и имеющий самую меньшую сумму стоимостей заказов за смену.
Выбор водителя на данный заказ производится путем выбора записи о водителе в таблице и нажатия кнопки [Выбрать]. При этом данными о выбранном водителе и его автомобиле заполняются несколько полей в верхнем левом углу окна.
При помощи кнопки "Замечание" вызывается окно ввода замечания выбранного водителя. Запись о замечании водителю можно также создать в окне Водители.
Вкладка "Состояние" окна "Заказ" предназначена для изменения состояния заказа диспетчером:
Группа полей "Состояние заказа" предназначена для изменения текущего состояния заказа.Завершение - Выбор вида завершения заказа из справочника Видов завершений. В зависимости от выбранного вида завершения заказ будет засчитан или не засчитан водителю, оператору и клиенту.
Завершил - ФИО оператора, закрывшего данный заказ. Заполняется автоматически при изменении состояния заказа на "Завершен".
Создал - ФИО оператора, создавшего данный заказ. Заполняется автоматически.
Дата, время - Дата и время создания заказа. Заполняется автоматически
Группа полей "Пожелания клиента". Поля этой группы: "Водитель, "Автомоб.", "Обязательно этот" и "Без символики" заполнять не обязательно. Они предназначены для записи пожеланий клиента о водителе и автомобиле!
В правой части этой страницы окна имеется список примечаний к заказу. Введенные здесь примечания видны также в нижней части окна Заказы.
Вкладка "Стоимость" окна "Заказ" предназначена для расчета стоимости заказа и ввода суммы оплаты:
На этой вкладке имеются следующие поля для расчета стоимости заказа:
- Время день - Длительность поездки днем в часах и минутах
- Время ночь - Длительность поездки ночью в часах и минутах
- Город день - Количество километров по городу днем
- Город ночь - Количество километров по городу ночью
- Кнопка «Получить длину маршрута» - При нажатии на эту кнопку открывается окно с Яндес-картой, в котором прокладывается маршрут и измеряется длина этого маршрута. Полученная длина маршрута автоматически подставляется в поле «Город день (км)» и по ней рассчитывается стоимость поездки.
- Область день - Количество километров за городом днем
- Область ночь - Количество километров за городом ночью
- "* 2" - Признаки удваивания суммы при поездке за городом
- Признаки Проводы в аэропорту, Ночь проводы, Встреча в аэропорту, Ночь встреча используются для расчета стоимости соответствующих услуг, связанных с трансферами в аэропорт.
В правой части вкладки «Стоимость» расположена таблица, предназначенная для ввода Дополнительных адресов данного заказа. Для дополнительных адресов также рассчитывается соответствующая стоимость, которая добавляется к итоговой расчетной стоимости заказа.
Ниже расположены пять групп полей для указания дополнительных услуг и расчета их стоимости. Дополнительные услуги выбирается из Справочника дополнительных услуг, в котором указаны и тарифы на доп. услуги. Оператор указывает Количество и после этого рассчитывается Стоимость дополнительной услуги.
- Сумма бонуса - Сумма бонуса клиенту за данный заказ.
- За SMS - Стоимость за отправленные SMS-сообщения клиенту и водителю
- За время - Стоимость в зависимости от длительности поездки. Вычисляется автоматически.
- За расст. - Стоимость в зависимости от расстояния. Вычисляется автоматически.
- За трансфер - Стоимость трансфера в аэропорты. Вычисляется автоматически на основе тарифов, заданных в справочнике Классов автомобилей.
- За доп. услуги - Итоговая стоимость за все дополнительные услуги
- Компенс. - Сумма компенсации водителю. Учитывается при взаиморасчетах с водителем.
- Расходы - Сумма прямых расходов водителя. Учитывается при взаиморасчетах с водителем.
- Скидка - Величина скидки клиенту в процентах
- Расч. сумма - Расчетная стоимость заказа. Равна: сумме за время + за расстояние + за трансфер + за доп. услуги.
- Оплачено - Сумма, которую заплатил клиент. При нажатии на кнопку [Стрелка вниз], расположенную справа от поля "Расч. сумма", в поле "Оплачено" копируется содержимое поля "Расч. сумма" и рассчитывается сумма "К оплате".
- К оплате - Сумма, которую водитель должен за заказ. Вычисляется на основании настроек программы. Если способ оплаты заказа "Безнал" или "Карточка", то сумма "К оплате" получается отрицательной из-за того что в этих случаях фирма должна водителю а не он фирме.
Как рассчитывается сумма "К оплате".
Сумма "К оплате" в основном рассчитывается путем умножения суммы "Оплачено" заказа на определенный коэффициент.
1) Если вручную изменить сумму "К оплате", то включается признак "Изменено" рядом с этой суммой и она перестают рассчитываться программой. Чтобы вновь начала считать, нужно выключить признак "Изменено".
2) Если не указан водитель, то сумма "К оплате" не считается
3) Если в настройках программы включен признак "Сумма зависит от времени" и величина стоимости в час не указана, то сумма "К оплате" не считается.
4) Если в заказе указано "Место куда" (выбрано из справочника мест) и в записи об этом Месте указан "Процент водителю", то сумма считается исходя из этого процента.
5) Если "Способ расчета с водителями" в настройках программы установлен в положение "Процент от стоимости заказа" и не включен признак "Сумма зависит от водителя", то для расчета суммы используется коэффициент "За заказ", указанный в настройках программы. Если же признак "Сумма зависит от водителя" включен, то используется коэффициент, указанный в записи о данном водителе.
6) Если "Способ расчета с водителями" в настройках программы установлен в положение "Фиксированная сумма за заказ", то сумма "К оплате" берется либо из поля "Сумма" окна настройки программы, либо из поля "За заказ" записи о водителе, в зависимости от признака "Сумма зависит от водителя" окна настройки программы.
7) Если "Способ расчета с водителями" в настройках программы установлен в положение "Процент зависит от категории", то для расчета суммы используется коэффициент, указанный в записи о "Категории водителя".
8) Если "Способ расчета с водителями" в настройках программы установлен в положение "Процент зависит тарифного плана", то для расчета суммы используется коэффициент, указанный в записи о "Классе автомобиля".
Назначение кнопок в нижней части окна "Заказ":
Кнопка [Помощь] - Открывает страницу помощи, которую Вы сейчас
читаете.
Кнопка [История операций] - Открывает окно с историей операций с данным
заказом. В этом окне видно кто и когда выполнил основные операции с данным
заказом: создание, изменения, назначение водителя...
Кнопка [Настройка окна] - Открывает окно "Настройка элементов окна", при помощи которой можно отключить видимость любого элемента окна либо изменить его положение и размеры.
Кнопка [Записать] - Записать изменения в записи о заказе и выход из окна (клавиша Enter
или F10).
Кнопка [Отменить] - Выход из окна без записи изменений (клавиша ESC).