Работа с корпоративными клиентами
Программа "Заказ такси" имеет все, что нужно для организации работы с корпоративными клиентами (организациями). Дело в том, что программу используют несколько крупных фирм в Москве, которые специализируются на работе исключительно с корпоративными клиентам. (Такие как "Элит-авто" www.taxi-elitavto.ru/, "Авто РГ" www.autorg.ru, ТК "Экспресс", "Виконт" и другие). Мы с ними тесно сотрудничаем и делаем для них в программе все что им нужно. Например, специально для "Элит-авто" была сделана довольно сложная индивидуальная система тарифов и расчета вознаграждения водителей.
Что имеется в программе для работы с корпоративными клиентами... Это три места:
- Настройка индивидуальных тарифов для каждой организации (Тарифные планы - Классы автомобилей)
- Система формирования отчетов для клиентов и расчетов с ними. Это мощная система, может выполнять работу целой "расчетной группы" из нескольких человек, которые делали эту работу, когда не использовалась программа "Заказ такси"!
- Дополнительные поля в окнах "Заказ" и "Клиент", для учета специфики работы с
корпоративными клиентами.
В окне "Заказ" это поля: "Заказал" (сотрудник), "Пассажир" (и их номера телефонов), Cost (Центр затрат), "Пожелания", "Вид оплаты", "Не включать в отчет". В окне "Клиент" это поля для всех реквизитов организации, список сотрудников и пассажиров организации.
Группа полей окна "Заказ" для работы с корпоративными клиентами:
Обычно с корпоративными клиентами заключаются договора на транспортное обслуживание, в которых оговорены в том числе и особые тарифы
на услуги. Возможность иметь индивидуальные тарифы для некоторых клиентов в программе реализована при помощи
Тарифных планов. За каждым таким клиентом закрепляется свой собственный тарифный план, который представляет собой совокупность тарифов на все услуги, описанные в Справочнике классов автомобилей программы.
Чтобы программа автоматически рассчитывала стоимость поездки для данного клиента по его тарифному плану, в окне "Клиент" этого клиента указывается (выбирается) его "Тарифный план".
Для каждого тарифного плана в окне "Классы автомобилей" создаются записи о классах автомобилей (тарифах), такие же, как для "основного" тарифного плана. Например для клиента "Samsung" делаются классы (тарифы) соответствующие аналогичным классам "Основного" тарифного плана:
- Стандарт Samsung
- Бизнес Samsung
- Представительский Samsung
- ... и т.д.
Пример настройки тарифов для корпоративного тарифного плана "Кока кола":
Запись о клиенте Справочника клиентов программы имеет большую группу полей для реквизитов организации (вкладка "Реквизиты"). Они используются для печати документов организации. На вкладке "Сотрудники" окна "Клиент" можно заполнить список сотрудников организации, которые имеют право делать заказы (ФИО, телефон, отдел, центр затрат и пр.). Это позволят ускорить ввод данных (и избежать ошибок) при приеме заказа, а также автоматически формировать отчеты по поездкам за заданный период требуемого формата. Там же можно ввести список постоянных пассажиров организации (отметив каждого признаком "Пассажир").
Ниже описана подсистема программы, предназначенная для автоматического создания документов и отчетов о поездках организации за заданный период. Она позволяет формировать любые документы, внешний вид и содержание которых может настраиваться конечными пользователями программы с учетом требований каждой конкретной организации.
Корпоративным клиентам можно выставлять Счета за оказанные услуги за определенный период (обычно за месяц или половина месяца), формировать соответствующие Акты, высылать по email подтверждения заказов, формировать отчеты по заказам клиента за заданный период (приложения к Актам). Эти операции делаются в окне "Счета", которое вызывается через пункты главного меню "Данные" - "Счета":
Прежде чем создать запись о Счете за заданный период времени, нужно сначала создать запись о Периоде в окне "Периоды учета", которое появляется при нажатии на кнопку [Выбор периода] (справа от поля "Период").
Запись об отчетном периоде организации (Счете):
Поля записи о счете:
- Номер - Номер счета
- Период - Период времени, за который выставляется счет. Выбирается из Списка периодов учета
- Клиент - Код клиента. Выбирается из Справочника клиентов
- Сумма - Сумма стоимостей заказов клиента за указанный период
- Кнопка "Сумма" - При нажатии на эту кнопку программа пересчитывает сумму стоимостей заказов клиента за указанный период с учетом признаков "Наличные и карточки" и "Безнал"
- Оплата - Сумма оплаты
- Дата оплаты
- Наличные и карточки - Признак подсчета суммы по заказам с видом оплаты "Наличные" или "Карточки"
- Безнал - Признак подсчета суммы по заказам с видом оплаты "Безнал"
- Примеч. - Строка примечаний к счету
При помощи кнопки [Создать], расположенной в верхней части окна "Счета" можно создать записи о счетах за выбранный Период сразу для всех организаций (Клиентов, с признаком "Организация"). Причем для каждой организации автоматически создается два Счета: отдельно "Безнал" и "Наличные и карточки".
При помощи кнопки [Суммы] в верхней части окна "Счета", автоматически подсчитываются суммы для каждого созданного Счета. Если сумма за заданный период равна нулю (не было поездок), то такая запись о Счете удаляется.
Нажатие на кнопку [Файлы] в верхней части окна запускает процесс автоматического формирования печатных документов (Счета, Акты, приложения к актам и др.) для всех Счетов за данный период. Файлы документов создаются в подкаталогах внутри каталога "Invo" программы "Заказ такси". В каталоге Invo создается подкаталог, соответствующий номеру отчетного Периода, в котором в свою очередь создаются подкаталоги для каждой организации (имя подкаталога соответствует Коду организации в программе). В подкаталоге организации находятся все документы, созданные для организации за заданный период. Открыть подкаталог, выделенной в таблице счетов организации, можно нажав кнопку [Go] (Открыть папку) в верхней части окна.
Все документы (Счета, Акты, приложения к актам со списком поездок за период) формируются на основе настраиваемых файлов-шаблонов документов, поэтому их внешний вид и содержание могут изменять пользователи программы. Файлы-шаблоны документов находятся в подкаталоге SDoc программы и могут редактироваться при помощи Word-а.
Отчет со списком поездок за период (приложение к Акту) может иметь разную форму для разных организаций, так как у всех свои требования к его содержанию. Поэтому в записи о Клиенте на вкладке "Реквизиты" предусмотрено поле "Шаблон акта", в котором можно указать имя индивидуального файла-шаблона этого отчета для данной организации.
Документы организации можно печатать и "вручную" без предварительного
автоматического их формирования в подкаталогах организаций. Это делается при
помощи кнопки [Печатать], расположенной в верхней части окна
"Счета". При нажатии на эту кнопку появляется меню выбора документа для печати. Оно позволяет напечатать
Счет, Акт выполненных работ и несколько вариантов Приложения к акту (детализация поездок за указанный период).
Документы печатаются на основе файлов-шаблонов, которые находятся в подкаталоге (папке) SDoc программы: InvoPic.rtf, ActPic.rtf,
ActZakazPic.rtf, ActZakaz2Pic.rtf, ActZakaz3Pic.rtf...
Эти файлы-шаблоны вы можете настроить так как вам нужно... Можно добавлять и удалять колонки, итоговые суммы, изменять оформление и т.п.) Список условных обозначений (сумм и т.п.) можно посмотреть в файле ActZakaz.txt, который находится в основной папке программы.
Часто требуется перенести информацию о заказах из отчета программы в таблицу Excel. Это сделать довольно легко: в открытом отчете (в Word-e) нужно выделить содержимое всего отчета <Ctrl+A> (или выделить только нужные строки отчета) и положить выделенный блок в Буфер обмена Windows (<Ctrl+C> или через пункты меню "Правка" - "Копировать"). После этого нужно открыть в программе Excel новый лист и вставить в него содержимое Буфера обмена (<Ctrl+V> или через меню "Правка"- "Вставить"). Таким образом, можно переносить данные в Excel из любого настраиваемого отчета программы (который открывается в Word-e).